Optie Verkoopbeheer

Verkoopbeheer vormt een uitbreiding op VENICE Facturatie en staat in voor de verwerking van inkomende orders. Na installatie van deze optie staan daartoe 2 extra documenten ter beschikking: de "bestelling" en de "levering".

Voor bestelling wordt verder nog onderscheid gemaakt tussen een "normale" bestelling, een retouraanvraag en een consignatiebestelling.

Fig 1: De optie zorgt voor twee nieuwe documenten ...

Voor "Levering" is onderscheid mogelijk tussen "Levering", "Terugname", "Consignatielevering" en "Consignatieterugname". Het gebruik van de terugnamedocumenten is optioneel, want op elk document kan u ook negatieve hoeveelheden noteren zodat b.v. leveringen en terugnames op één document genoteerd kunnen worden.

Op ieder document is plaats voorzien voor een leveringsadres en een extra adres, een layouttype, het totaal gewicht en ook voor het volume. Net als op de factuur zijn 3 betaalwijzes en 2 extra kosten voorzien. Bij overname op andere documenten worden die waardes getotaliseerd. Maar, bij het doorboeken (optie "Boekhouding") worden alle details van de betaalwijzes in de boekhouding overgenomen. Zo weet u precies voor welke bestelling reeds een voorschot werd betaald. Ook zijn velden voorzien voor referentie klant, transportwijze en "status" van het document.

Net als bij de facturen is het mogelijk om de kolommen van het detailwerkblad in te stellen en de documenten onmiddellijk af te drukken bij ingave.

Elk document kan op een ander overgenomen worden: b.v. offerte op bestelling, offerte en bestelling op levering, offerte, bestelling en levering op factuur.

Het automatisch omzetten van documenten (nl. automatisch leveren of factureren) wordt door verschillende parameters geregeld. Voor automatisch leveren stelt men per bestelling in óf er automatisch geleverd mag worden en vanaf welke datum, of er een aparte levering/factuur moet gemaakt worden, of er deelleveringen zijn toegestaan en of de factuur pas na volledige levering mag opgemaakt worden. Men kan deelleveringen volledig uitsluiten of ze slechts toelaten voor zover men volledige lijnen kan leveren. Wat de facturatie betreft kan men aanduiden of het document automatisch gefactureerd mag worden, vanaf welke datum en of er een aparte factuur moet voor gemaakt worden in plaats van een verzamelfactuur.

Voor het automatisch leveren en factureren kan u gebruik maken van een werklijst waarin alle te leveren respectievelijk te factureren documenten opgenomen zijn. In die lijst kan u lijnen schrappen, documenten wijzigen, sorteren, enz. tot u alleen die documenten overhoudt die u daadwerkelijk wil verwerken.

Natuurlijk is ook in een hele reeks afdrukken voorzien. Bestel- en leveringsbons, lijsten van documenten, etiketten op basis van detaillijnen enz. Voor leveringen kan een etiket per colli afgedrukt worden. Tenslotte zijn er lijsten beschikbaar van openstaande bestel- en leveringslijnen.

De integratie van het verkoopbeheer in VENICE Facturatie houdt ook een uitbreiding van de ingave en de afdruk van facturen in. Op facturen kan men bestellingen en/of leveringen overnemen. En, bij de afdruk van facturen staat alle informatie van de oorspronkelijke bestellijn of leveringslijn ter beschikking. Ook de consultatiemogelijkheden van de voorraad worden uitgebreid met hoeveelheden "Besteld", "Retour", "Besteld voor consignatie" en "In consignatie".

Tot slot werkt de optie "Verkoopbeheer" ook perfect samen met de optie "Importeren". Bestellingen en leveringen inlezen uit andere programma's behoort dus ook tot de mogelijkheden.

Fig 2: De consultatiemogelijkheden voor voorraad en openstaande documenten worden uitgebreid ...