Tool: Toegangsbeheer

De tool Toegangsbeheer laat u toe om voor groepen gebruikers de toegang tot modules, dialoogvensters, zoeklijsten, e.d. te regelen. U legt voor elk soort fiche of document vast of men mag toevoegen, wijzigen, schrappen of importeren. Daarnaast maakt deze optie het mogelijk om uw gegevens te beveiligen, zodat deze buiten VENICE om niet zomaar te benaderen zijn.

Het toegangsbeheer werkt met groepen waaraan bepaalde rechten verleend zijn. De verschillende individuele gebruikers behoren tot één of meer groepen. Een gebruiker beschikt dan over de som van de rechten van de groepen waartoe hij behoort. Het is de beheerder die deze groepen en rechten creëert. Daarom zal er bij het activeren van deze optie onmiddellijk een gebruikersfiche voor de beheerder worden opgevraagd. Er moet ook minstens één beheerder zijn. Men kan natuurlijk wel meerdere gebruikersfiches voor beheerders aanmaken. Voor deze gebruikers gelden dus geen beperkingen.

Fig 1: U legt een gebruikersbestand aan ...

Voor de andere gebruikers zal de beheerder groepen creëren en deze bepaalde rechten toekennen. Bij aanmaak van de individuele gebruikersfiche brengt hij deze gebruiker onder in één of meer groepen.

Per gebruiker stelt men in of de gebruiker een wachtwoord moet ingeven bij het starten van VENICE. Het is ook mogelijk om de gebruiker alleen toe te laten in het pakket als hij zich onder zijn naam heeft aangemeld in Windows. In dat geval is het vrij veilig om geen (extra) wachtwoord voor VENICE op te vragen.

Elke gebruiker kan - ook al is hij geen beheerder - zijn eigen gebruikersfiche zien en in beperkte mate wijzigen, b.v. zijn wachtwoord.

Het toekennen van rechten aan een groep kan op 2 manieren.

Kiest men volgens optie, dan kan men vlot het gebruik van bepaalde opties (b.v. boekhouding) of onderdelen daarvan beperken. Kiest men volgens actie, dan is het gemakkelijk om bepaalde acties toe te laten of te verbieden. Men configureert de volgende acties: opstarten van modules, toevoegen, wijzigen, schrappen en importeren van fiches en documenten, starten van dialoogvensters en zoeklijsten en enkele specifieke zaken zoals b.v. het afsluiten van BTW-periodes of journalen.

Fig 3: Het toekennen van rechten aan een groep kan op 2 manieren ...

Deze rechten gelden normaal voor alle dossiers binnen deze VENICE-installatie. Uw gegevens zijn daarbij echter nog niet beveiligd tegen het kopiëren van de gegevens naar een andere VENICE-installatie of tegen ongeoorloofd gebruik door externe programma's, b.v. via ODBC. Daarom laat de optie 'Toegangsbeheer' toe om een wachtwoord te zetten op de gegevensbestanden van een dossier. Zonder dit wachtwoord krijgen externe programma's en andere VENICE-installaties geen toegang tot de gegevens. Binnen VENICE echter merkt u daar niets van. U hoeft dus ook geen wachtwoord op te geven bij het benaderen van dat dossier.

Wanneer een dossier beveiligd is met een wachtwoord, kunt u voor dit dossier specifieke rechten instellen of binnen in dit dossier de algemene rechten bijsturen. Bepaalde groepen sluit u uit, voor andere definieert u volledig andere rechten of u vult de algemeen geldende rechten aan.

Wanneer uw beveiligde gegevens ook in een andere VENICE-installatie (b.v. van uw accountant) worden benaderd, dan maakt u gebruik van externe groepen. Daarin definieert u niet alleen de rechten die gelden voor externe gebruikers, maar legt u ook via een registratienummer vast in welke VENICE-installatie het dossier mag benaderd worden.

Fig 4: Voor beveiligde dossiers kan u instellen voor welke gropen ze zichtbaar zijn ...

Voor beveiligde dossiers kunt u ook instellen voor welke groepen ze zichtbaar zijn. Gebruikers die niet tot één van deze groepen behoren, zien deze dossiers dan niet in het hoofdmenu. Tenslotte is het mogelijk om het gebruik van dagboeken en financiële dagboeken te beperken tot bepaalde groepen.