Option Paiements

L'option Paiement permet d’automatiser vos paiements d’une manière complètement intégrée et transparente. Partant de l’information déjà présente dans votre comptabilité, vous pouvez créer des ordres de paiement intérieur ou extérieur de la même manière cohérente.

Une grande attention a été apportée à l’entrée facile de l’information de paiement lors de la saisie des documents d’achat. Le programme contrôle entre autres la validité des communications structurées et des numéros de comptes mentionnés. Par document, et d’ailleurs également par fournisseur, vous pouvez indiquer si les paiements par voie électronique sont admis ou pas.

Fig 1: L’information de paiement peut déjà être entrée lors de la saisie des documents d’achat ...

Si vous le désirez, vous pouvez définir des paiements périodiques (tous les n jours, tous les n mois). Une option très intéressante pour le paiement de loyer, de salaires, d’avances à la TVA ou à l’ONSS, de remboursements de frais forfaitaires,… Ici, l’on peut utiliser un montant fixe défini d'avance, mais également le solde ‘actuel’ d’un compte déterminé.

Fig 2: Si vous le désirez, vous pouvez définir des paiements périodiques ...

A base des documents d’achat, des notes de crédit sortantes et des périodiques définis, le programme crée un fichier de travail qui contient tous les paiements à exécuter.

Les paiements pour un même bénéficiaire sont globalisés automatiquement entre autres dans le but de limiter les frais bancaires pour les paiements à l’étranger.

Fig 3: Le fichier de travail est créé automatiquement ...

Voilà un atout à ne pas sous-estimer, car lors du traitement ‘manuel’ l’on n’arrive le plus souvent pas à globaliser les paiements parce que cela entraîne un travail de recherche et de calcul énorme. L’option Paiements résout ce problème facilement sans intervention de votre part!

Dans le fichier de travail créé, vous pouvez indiquer de manière sélective quel compte bancaire vous désirez utiliser pour les différents paiements. Par compte bancaire, vous pouvez d’ailleurs indiquer s’il peut être utilisé pour les ordres de paiements automatiques. Lors du traitement des paiements, vous pouvez visualiser à tout moment le montant total des lignes déjà marquées pour être payées. De plus, vous pouvez également visualiser l’état virtuel des comptes bancaires concernés ainsi que l’influence de l’ordre actuel sur le solde.

Fig 4: Au moment où vous choisissez le compte bancaire avec lequel le paiement doit être exécuté, vous disposez d’un aperçu détaillé par compte ...

Pour exécuter les paiements marqués, il suffit de créer un ordre de paiement. Cet ordre est inscrit automatiquement dans la comptabilité par la voie d’une opération diverse. Tous les documents en question sont lettrés immédiatement. Le montant total de l’ordre de paiement est contre passé au compte "Ordres de paiements pendants ".Lors de la saisie des extraits financiers, il suffit de lettrer ce compte.

Mais un logiciel pour les paiements électroniques n’est parfait que si l’on peut envoyer également les ordres de paiement par la même voie. L’option Paiements vous permet de créer un fichier d’échange qui peut être immédiatement envoyé à votre établissement financier par exemple via Isabel. VENICE porte d’ailleurs le logo 'Isabel SoftwarePartner'.