Optie Lot- & Serienummers

breidt de basisoptie 'Facturatie' uit met het beheer van serienummers. Ze is bedoeld voor het bijhouden van zowel serienummers als lotnummers, maar in VENICE vallen beide begrippen onder de term 'serienummer'. De optie is heel sterk verweven in de opties 'Verkoopbeheer', 'Aankoopbeheer' en 'Voorraadbeheer'. Ze maakt het mogelijk om serienummers te noteren op bestellingen, leveringen, facturen, voorraaddocumenten en overbrengingsdocumenten.

Of er serienummers moeten bijgehouden worden, noteert u in de artikelfiche. U kunt kiezen of u ook voorraad per serienummer wil bijhouden. Voor bederfbare waren biedt dit de mogelijkheid om precies te zien welke loten u nog in voorraad hebt, en welke eerst in aanmerking komen voor verkoop. U kan er ook voor kiezen om geen voorraad per serienummer bij te houden. Dit heeft dan het praktische voordeel dat u alleen bij verkoop het serienummer moet noteren. In de artikelfiche kunt u ook aangeven of er een serienummer per voorraadeenheid is. Dit zorgt voor een specifieke inputbegeleiding.

Serienummers zijn opgevat als een verlengstuk van de artikels. Per serienummer wordt er automatisch een fiche aangemaakt waarin u een reeks extra gegevens bijhoudt, o.a. aankoopprijs, land van oorsprong, status, productiedatum, houdbaarheidsdatum, opmerking, 4 vrije numerieke velden en 4 vrije tekstvelden.

Via een parameter kunt u instellen of deze gegevens automatisch moeten opgevraagd worden bij het noteren van de inkomende en/of de uitgaande beweging.

In leveringen, facturen, voorraaddocumenten en overbrengingsdocumenten kan u per detaillijn één of meer serienummers opgeven. Het aantal is praktisch onbeperkt. VENICE stelt nooit automatisch serienummers voor, maar helpt u om de opgave van serienummers efficiënt te laten verlopen. Via een percentage en een kleurtje ziet u in één oogopslag waar er nog serienummers moeten opgegeven worden. U kunt uiteraard manueel een serienummer intikken, maar het is ook mogelijk om een selectie te maken in een zoeklijst van voorradige serienummers, of in plaats van een artikelnummer onmiddellijk een serienummer in te tikken. Indien mogelijk vertaalt VENICE dit automatisch in een artikelnummer en wordt het serienummer op de juiste plaats gezet.

Fig 1: Per serienummer wordt automatisch een fiche aangemaakt. U vult de gegevens aan wanneer dat gewenst is ...

.

Fig 2: U consulteert voor een serienummer de historiek: u weet precies wanneer en aan wie u heeft gekocht en verkocht ...

Op bestellingen zal men doorgaans geen serienummers opgeven. Maar via een parameter kunt u VENICE toch instellen om ook op deze documenten de opgave van serienummers toe te laten. Deze serienummers zijn evenwel steeds informatief. Bij de uiteindelijke levering, kunt u steeds beslissen om toch een ander serienummer te nemen.

De opgave van serienummers is standaard nooit verplicht. Maar elke gebruiker kan voor zichzelf en per document instellen hoe VENICE moet reageren als niet alle serienummers ingevuld zijn. Als het standaard gedrag niet voldoet, dan kan men kiezen voor een vraag of zelfs voor een verbod, zodat men het document pas kan opslaan als alle serienummers genoteerd zijn.

Fig 3: Efficiënt serienummers noteren via specifieke inputbegeleiding en met de zoeklijst van voorradige serienummers ...

De serienummers worden natuurlijk op de verschillende documentafdrukken opgenomen, maar ook op andere afdrukken kunnen serienummers afgedrukt worden, zoals b.v. op de voorraadlijst en de voorraadhistoriek.

In de voorraadconsultatie kan men eveneens het overzicht beperken tot één serienummer en natuurlijk kan men voor elk serienummer een historiek consulteren en afdrukken, zodat u precies weet aan wie en wanneer u het hebt aangekocht en aan wie en wanneer u het hebt verkocht. Dat is toch de essentie van een goed serienummerbeheer.