Tool: Import van Gegevens

Met deze tool wordt import van gegevens afkomstig uit andere programma's mogelijk. Althans, als die programma's in staat zijn om gegevens in tekstvorm aan te leveren.

Voor nagenoeg alle stambestanden (b.v. klanten, leveranciers, artikels, dagboeken, ...) en documenten (aankopen, verkopen, financieel, diverse, facturen, offertes, voorraadgegevens ...) kunnen gegevens aangemaakt worden door ze uit een tekstbestand te importeren.

Fig1: Nagenoeg alle stambestanden en documenten kunnen ingelezen worden ...

Voor stambestanden kan u trouwens ook reeds bestaande fiches aanpassen. Alle geïmporteerde gegevens worden aan dezelfde strenge geldigheidscontroles onderworpen die ook tijdens de manuele ingave van de gegevens actief zijn. Tijdens het importeren krijgt u trouwens onmiddellijk een overzicht van de resultaten van die controles en van de vooruitgang van het inlezen op het scherm.

Voor financiële en diverse documenten kunnen, mits de juiste referenties worden meegegeven, zelfs onmiddellijk afpuntingen van boekingslijnen en documenten tot stand komen. Tijdens de opstartfase is het natuurlijk bijzonder handig om gegevens uit b.v. een vorig pakket over te nemen.

Klanten, leveranciers, beginbalans en voorraadstanden zijn hierbij misschien de meest voor de hand liggende voorbeelden, maar ook later bewijst deze optie zijn diensten. U kan er bijvoorbeeld periodiek een door uw leveranciers verstrekt artikelbestand met vernieuwde prijzen mee updaten. Of, een koppeling realiseren met uw kasregister om de voorraadstanden door te geven en om de dagelijkse inkomsten via een financieel of divers document in te lezen.

Om een zo groot mogelijke vrijheid toe te laten in de opbouw van de aangeboden gegevens hoeft het bestand geen opgelegde vorm te hebben. Want, aan de hand van een tweede beschrijvend bestand vertelt u hoe het gegevensbestand precies is opgebouwd, welke velden er in voorkomen en eventueel ook de 'constante' waarde voor de velden waarvoor geen waarde beschikbaar is. Bovendien kan u ook gebruik maken van een uitdrukking of formule waardoor u velden die in VENICE een andere vorm of waarde hebben dan in het gegevensbestand meestal toch kan importeren.

Om voorbereiding of nabehandeling van de in te lezen gegevens toe te laten kan vlak vóór het inlezen van de gegevens en vlak na de verwerking ervan telkens een willekeurig programma of commando uitgevoerd worden. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om, onder bepaalde voorwaardes, conversies uit voeren vóór het inlezen, of om bijvoorbeeld het gegevensbestand te schrappen na de verwerking.

Fig 3: Het beschrijvend bestand vertelt hoe de gegevens worden aangeboden ...