Outil: Importation de Données

L'outil Importation de Données permet d’importer des données issues d’autres applications, à condition bien entendu que ces applications soient capables d’offrir les données sous forme de texte.

Pour quasiment tous les fichiers principaux (p.ex. clients, fournisseurs, articles, journaux, ...) et documents (achats, ventes, documents financiers, OD, factures, offres, données de stock, ...) il est possible de créer des enregistrements via l’importation à partir d’un fichier de texte.

Fig1: Quasiment tous les fichiers principaux et tous les documents peuvent être importés ...

Pour les fichiers principaux, il est d’ailleurs également possible d’adapter des fiches déjà existantes. Toutes les données importées sont soumises aux mêmes contrôles de validité rigides qui sont appliqués lors de l’entrée manuelle de données. Lors de l’importation, vous disposez d’un aperçu visualisant immédiatement les résultats de ces contrôles ainsi que la progression de l’importation.

Quant aux documents divers et financiers, il est même possible de lettrer des lignes de comptabilisation ou des documents, à condition que l’on mentionne les références correctes.

Si vous mettez en route votre comptabilité ou facturation, il est intéressant que vous pouvez copier des données de votre ancien logiciel. Dans ce contexte, les clients, fournisseurs, le bilan de début et les états de stock sont les exemples les plus évidents. Mais aussi après, l’option Importation vous rendra service. Elle vous permet par exemple de faire une mise à jour des prix de vos articles à base d’un fichier qui vous est fourni périodiquement par votre fournisseur. Ou bien de réaliser un lien avec une caisse-comptable visant à envoyer les états de stock ou à importer les rentrées quotidiennes par la voie d’un document financier ou divers.

Afin de laisser une grande liberté dans la présentation des données à importer, le fichier ne doit pas avoir une forme imposée. En effet, à l’aide d’un deuxième fichier descripteur, vous indiquez comment le fichier des données est établi et quels sont les champs qui y figurent. De plus, vous pouvez mentionner une valeur constante pour les champs qui ne sont pas disponibles dans le fichier de texte. Finalement, vous pouvez vous servir également d’expressions et de formules vous permettant ainsi d’importer des champs qui ont une autre valeur ou forme que celle appliquée dans VENICE.

Vous pouvez exécuter un programme ou commande quelconque juste avant ou juste après l’importation des données, par exemple pour préparer les données à importer ou pour les traiter après l’importation. Cette option vous permet , sous certaines conditions, d’exécuter des conversions avant l’importation ou de supprimer le fichier des données après traitement.

Fig 3: Le fichier descripteur indique comment les données sont présentées ...