Option Gestion des Ventes

La Gestion des Ventes s'intègre dans VENICE Facturation et s’occupe du traitement des ordres entrants. Après l’installation de cette option, vous disposez de 2 documents supplémentaires : la "commande" et la "livraison".

Quant aux commandes, on fait encore une distinction entre les commandes "normales", les demandes de retour et les commandes de consignation.

Fig 1: Cette option pourvoit 2 nouveaux documents ...

En ce qui concerne les "Livraisons", on peut distinguer les "Livraisons", les "Reprises", les "Livraisons de consignation" et les "Reprises de consignation". L’emploi de documents de reprise est optionnel, étant donné que l’on peut noter des quantités négatives dans tous les documents. Ainsi les livraisons et les reprises peuvent être notées dans le même document.

Dans chaque document, on peut mentionner l’adresse de livraison, une adresse supplémentaire, le type de mise en pages, le poids total et le volume. Tout comme dans les factures, on peut mentionner 3 modes de paiement et 2 frais supplémentaires. Lors du transfert du document sur d’autres documents, toutes ces valeurs sont totalisées. Si vous disposez de l’option Comptabilité, tous les détails concernant les modes de paiement sont transférés. Ainsi vous savez pour quelle commande une avance a déjà été payée. Le programme pourvoit également des champs où l’on peut noter la référence du client, le mode de transport et "l’état" du document.

A l’exemple des factures, il est également possible de paramétriser les colonnes du tableur de détail et d’imprimer les documents dès qu’ils sont enregistrés.

Chaque document peut être transféré sur un autre: p.ex. une offre sur une commande, une offre ou commande sur une livraison, une offre, commande ou livraison sur une facture.

Le transfert automatique de documents (p.ex. livraison ou facturation automatique) est réglé par plusieurs paramètres. En ce qui concerne la livraison automatique, on peut indiquer par commande si la livraison automatique est admise et à partir de quelle date, si une livraison/facture séparée doit être rédigée, si les livraisons partielles sont admises et si une facture peut être rédigée si la commande n’a pas encore été entièrement livrée. On peut défendre les livraisons partielles où les admettre uniquement dans le cas où des lignes de détail entières peuvent être livrées. En ce qui concerne la facturation, on peut indiquer si le document peut être facturé automatiquement, à partir de quelle date et si une facture séparée doit être rédigée au lieu d’une facture collective.

Pour la livraison ou la facturation automatique, vous pouvez vous servir d’une liste de travail qui mentionne respectivement tous les documents à livrer ou à facturer. Dans cette liste, vous pouvez supprimer des lignes, modifier des documents, trier, etc. jusqu’à ce qu’il reste uniquement les documents que vous désirez effectivement traiter.

Il est évident qu’un grand nombre de rapports est pourvu. Bons de commande ou de livraison, listes de documents, étiquettes à base des lignes de détail, etc. En ce qui concerne les livraisons, une étiquette par colis peut être imprimée. Finalement, l’on peut également imprimer des listes qui mentionnent toutes les lignes de commande ou de livraison non livrées ou non facturées.

L’intégration de l’option gestion des ventes dans VENICE Facturation implique également l’introduction de fonctions supplémentaires lors de l’entrée ou de l’impression de factures. Il est possible de transférer des commandes et/ou des livraisons sur les factures. Au moment de l’impression, vous disposez de toute l’information entrée sur la ligne de commande ou de livraison originale. De plus, lors de la consultation du stock, vous disposez également des données "Commandé", "Retour", "Commandé pour consignation" et "En consignation".

Mentionnons finalement que l’option "Gestion des ventes" s’intègre parfaitement dans l’option "Importation". Il est donc possible d’importer des commandes ou des livraisons rédigées avec d’autres programmes.

Fig 2: Des possibilités supplémentaires lors de la consultation du stock et des documents non livrés ou non facturés ...