Option Gestion des Achats

La Gestion des Achats est une option complémentaire à l’option de base ‘Facturation’ qui permet de gérer les ordres sortants. L’installation de cette option active 4 documents supplémentaires : l’offre d’achat ou la demande de prix, la commande d’achat, la livraison d’achat et finalement la facture d’achat.

Pour les 4 documents, nous distinguons encore plusieurs types. Quant à la commande d’achat, vous avez le choix entre une ‘Commande’ ou une ‘Demande de retour’. Lors de l’établissement d’une livraison d’achat, vous choisissez entre une ‘Livraison’ et un ‘Retour’ et pour les offres et les factures d’achat, vous pouvez choisir entre ‘Facture’ et ‘Note de crédit’. Quant aux retours, vous n’êtes pas obligé de mentionner un type particulier ('Demande de retour', 'Retour' ou 'Note de crédit'). Il est en effet possible de mentionner des quantités négatives sur n’importe quel type de document.

Fig 1: L' option active 4 documents supplémentaires ...

Dans chaque document, vous notez une adresse de livraison (référence à un client), une adresse supplémentaire (référence à un fournisseur), un type de mise en pages, le poids total et le volume. A l’exemple des options 'Facturation' et 'Gestion des ventes', vous pouvez mentionner 3 modes de paiement. Ainsi vous savez parfaitement pour quelle commande vous avez déjà payé une avance. L’option pourvoit également des champs permettant d’y mentionner la référence du fournisseur, le mode de transport ou ‘l’état’ du document. De plus il est possible de mentionner un numéro VCS et le total du document du fournisseur dans les factures d’achat. Lors du transfert des factures (‘option Comptabilité’) ce total sera enregistré dans la comptabilité.

Par type de document d’achat, vous pouvez configurer les colonnes devant figurer sur les lignes de détail. Il est possible d’imprimer le document immédiatement après l’enregistrement. Chaque document peut être transféré sur un autre: p.ex. une offre sur une commande, une offre ou une commande sur une livraison, une offre, commande ou livraison sur une facture.

Après le transfert d’une ligne de détail d’une commande d’achat sur une livraison ou une facture, on peut encore modifier la quantité. Pour les articles que l’on achète en vrac et pour lesquels une quantité approximative a été commandée, l’on peut noter une quantité d’annulation afin de régler l’écart entre la quantité commandée et la quantité effectivement livrée.

Dans chaque document, vous pouvez demander soit une liste de tous les articles, soit une liste des articles livrés par le fournisseur actuellement sélectionné. Vous pouvez également mentionner directement le numéro d’article du fournisseur.

Chaque article a un fournisseur standard et éventuellement plusieurs fournisseurs alternatifs. Un module séparé est pourvu permettant de consulter et de modifier l’information relative aux fournisseurs. Il est également possible de noter des ‘accords commerciaux’ par fournisseur.

Le module permettant de générer automatiquement les commandes d’achat occupe une position centrale dans cette option. Lors de l’établissement du fichier de travail, le programme détermine lui-même la quantité qui doit être commandée pour chaque article ainsi que la date de livraison attendue.

Vous disposez de plusieurs paramètres pour influencer le comportement du programme. Pour chaque article, vous notez s’il doit être commandé individuellement (une ligne de commande d’achat par ligne de commande de vente non livrée) ou globalement (une ligne de commande d’achat par article) ou pas commandé du tout.

Fig 2: Lors de l’établissement du fichier de travail, le programme détermine lui-même la quantité qui doit être commandée ...

Lors de la création du fichier de travail, vous sélectionnez le(s) fournisseur(s) et client(s) désiré(s). Vous mentionnez également si vous désirez recevoir les marchandises 'just in time' ou si vous désirez les recevoir à une date précise. Il est évident que vous pouvez encore modifier la proposition générée par le programme: vous ajoutez, vous modifiez et vous supprimez. Ou bien vous passez la commande à un autre fournisseur. Finalement vous donnez le signal pour créer les commandes d’achat définitives. Pour chaque article qui doit être commandé individuellement il y aura une référence à une ligne de détail d’un bon de commande de vente. Pour chaque ligne de détail dans un document établi dans les options 'Facturation', 'Gestion des ventes' et 'Gestion des achats' il est possible de consulter toutes les autres lignes de détail y relatives.

Il est évident que vous disposez de toute une série d’impressions: documents, listes de documents, étiquettes à base de lignes de détail, etc. Vous pouvez également imprimer des listes mentionnant les lignes d’achat non lettrées (commande ou livraison).

Cette option n’est pas uniquement compatible avec les options 'Facturation' et 'Gestion des ventes', mais également avec les options 'Règlements spéciaux', 'Analytique', 'Intrastat' et 'Importer'. Il est possible d’importer des offres d’achat, des commandes d’achat, des livraisons d’achat et des factures d’achat.

Fig 3: La consultation des lettrages et la recherche d'un fournisseur sont deux fonctions pourvues par défaut ...