Outil: Gestion d'Accès

Cet outil vous permet de régler pour des groupes d’utilisateurs l’accès aux modules, aux boîtes de dialogue, aux listes de recherche et autres. Pour chaque type de fiche ou document, vous pouvez définir si l’utilisateur peut ajouter, modifier, supprimer ou importer. De plus, cette option permet également de protéger vos données de façon qu’elles ne puissent pas être manipulées hors VENICE.

La gestion d’accès utilise des groupes auxquels des droits bien définis ont été attribués. Les utilisateurs individuels appartiennent à un ou plusieurs groupes. Les droits dont dispose un utilisateur est la somme des droits attribués aux groupes auxquels il appartient. L’administrateur crée les groupes et définit les droits. Voilà pourquoi le programme demande de créer une fiche d’utilisateur au moment où l’option est activée. Il doit y avoir au moins un administrateur. Il est néanmoins possible de créer plusieurs fiches d’administrateur. Pour ces derniers, il n’y a pas de restrictions.

Fig 1: Vous créez un fichier d'utilisateurs ...

Pour les autres utilisateurs, l’administrateur créera des groupes auxquels il attribuera des droits. Lors de la création d’une fiche d’utilisateur individuelle, il la classera dans un ou plusieurs groupes.

Par utilisateur, on peut définir s’il doit entrer un mot de passe au moment où il veut entrer dans Venice. Il est également possible de donner accès à Venice à un utilisateur uniquement s’il a ouvert une session en Windows sous son nom. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de demander un mot de passe (supplémentaire) pour VENICE.

Chaque utilisateur - même s’il n’est pas administrateur - peut consulter sa propre fiche et y apporter des modifications restreintes, p.ex. modifier le mot de passe.

Il y a 2 méthodes pour attribuer des droits à un groupe.

Si l’on choisit selon option, alors on peut restreindre facilement l’emploi de certaines options (p.ex. comptabilité) ou certains éléments de ces options. Si l’on choisit selon action, alors il est facile d’admettre ou d’interdire certaines actions. On configure les actions suivantes: démarrer des modules, ajouter, modifier, supprimer et importer des fiches ou documents, lancer des boîtes de dialogue et des listes de recherche et quelques actions spécifiques telles que clôturer la période de TVA et les journaux.

Fig 3: Il y a 2 méthodes pour attribuer des droits à un groupe ...

Ces droits valent normalement pour tous les dossiers dans la même installation de VENICE. Cependant, vos données ne sont pas protégées contre la copie sous une autre installation VENICE ou contre la manipulation illicite via ODBC. Voilà pourquoi la ‘Gestion d’accès’ permet de protéger vos données avec un mot de passe. Sans ce mot de passe, les programmes externes et les autres installations Venice n’ont pas accès aux données. Cependant dans votre installation VENICE vous ne remarquerez rien de ce mot de passe. Vous ne devez pas entrer un mot de passe pour avoir accès au dossier.

Si un dossier est protégé avec un mot de passe, vous pouvez définir des droits spécifiques pour ce dossier ou modifier les droits généraux. Vous pouvez exclure certains groupes, pour d’autres vous définissez des droits totalement différents ou vous complétez les droits généraux.

Si vos données protégées sont manipulées également dans une autre installation VENICE (p.ex. celle de votre comptable), vous pouvez utiliser des groupes externes. Ceux-ci ne permettent pas uniquement de définir les droits qui valent pour les utilisateurs externes, mais également de définir dans quelle installation de VENICE le dossier peut être traité.

Fig 4: Quant aux dossiers protégés, vous pouvez définir pour quels groupes ils doivent être visibles ...

Cela se fait par la mention d’un numéro d’enregistrement. Quant aux dossiers protégés, vous pouvez également déterminer pour quels groupes d’utilisateurs ils doivent être visibles. Les utilisateurs qui n’appartiennent pas à un de ces groupes, ne voient pas apparaître les dossiers dans le menu principal. Finalement, il est possible de limiter l’emploi de journaux et de journaux financiers à certains groupes.