Venice Facturatie & stock est un programme de stock et de facturation très complet qui vous permet de rédiger et de rectifier de manière rapide et efficace des offres, des factures et des notes de crédit. Lors de la saisie des documents d’une manière synoptique et graphique, le stock des articles utilisés est immédiatement actualisé. Vous décidez vous-même si vous tenez à jour le stock par article ou si vous regroupez plusieurs articles sous un même article de stock.

Fig 1: Rédiger des offres et des factures ...

Sur tous les documents, vous pouvez traiter aussi bien des articles tangibles (marchandises) que des articles non tangibles (services). Vous indiquez dans la fiche d’article si vous désirez tenir à jour le stock ou pas. La fiche d’article est d ‘ailleurs très étendue. Elle vous permet d’entrer entre autres la description de l’article dans 6 langues

Fig 2: Fiche d ’article très développée ...

différentes. Vous pouvez lier une image (photo ou dessin) à l’article et tenir à jour des données d’achat et de vente ainsi que des champs de texte supplémentaires, un code à barres, des données de TVA et de stock et un bloc d’information supplémentaire. Aussi bien les groupes d’articles que les articles sont présentés dans une arborescence. Le niveau suivant est indiqué chaque fois par la présence d’un point. Chaque niveau dans la liste présentée peut être plié ou déplié séparément. Ainsi la recherche d’un numéro d’article devient très facile.

Fig 3: Les articles sont présentés de manière hiérarchique ...

Les articles sont également présentés sous forme de liste. Vous pouvez apporter immédiatement des modifications dans la liste sans être obligé d ’appeler les fiches individuelles. Ainsi vous pouvez apporter une modification de prix manuelle de manière facile et synoptique. L’option glisser et déplacer (drag & drop) vous permet de manipuler facilement la liste en combinaison avec un tableur. Le trafic des données est possible dans les deux sens.

A part les offres et les factures, vous pouvez également entrer des documents de stock. A l ’aide de ces documents, vous entrez les mutations de stock ou le stock de début ou bien vous apportez les corrections nécessaires après avoir fait l’inventaire. Pour toutes ces actions, vous pouvez vous servir d ’un lecteur de code à barres.

Fig 4: Les documents de stock créent des mutations de stock valables lors de l ’enregistrement du stock et permettent de noter le stock de début ...

Avec VENICE Facturation & Stock vous disposez d ’un outil qui vous offre un calcul des prix très avancé. Vous pouvez définir des accords commerciaux au niveau prix, réduction ou supplément. Vous pouvez e.a. travailler avec des réductions de quantité, des coefficients à base de la valeur d ’achat ou le prix de vente ou créer vous-même des formules afin d ’obtenir un prix ou une réduction à base du contenu de la fiche d ’article ou de client. Vous pouvez vraiment travailler "à la tête du client" et définir éventuellement un accord séparé pour chaque article et chaque client individuel. Dans la pratique, vous n ’irez pas aussi loin, vous utiliserez plutôt des catégories de clients ou d ’articles. Vous pouvez même rechercher et sélectionner un prix à partir de l ’historique de vente.

Fig 5: Les accords commerciaux sont possibles au niveau du prix, de la réduction ou du supplément, éventuellement par article ou client individuel ...

VENICE Facturation & Stock vous permet de faire la facturation pour un nombre de dossiers et d ’exercices illimité. La capacité est uniquement limitée par la taille du disposif de stockage. Chaque document peut contenir 10.000 lignes d ’information. Les documents rédigés en devises étrangères ne posent aucun problème. De plus, vous pouvez même utiliser des taux de TVA étrangers. En effet, le programme permet de définir cinq séries de taux de TVA intérieurs et dix séries de taux de TVA étrangers. Lors de l’encodage d ’un document, vous pouvez visualiser immédiatement les totaux de ligne ainsi que le pourcentage et le montant de bénéfices. Et, lors de l ’enregistrement du document, un aperçu récapitulatif avec la ventilation vers les différents taux de TVA est présenté.

Fig 6: Détails par ligne et synthèse du document ...

Vous pouvez rédiger une facture de manière complètement manuelle, ou bien transférer une offre ou partir d’une proposition de facture. Ces propositions de facture peuvent d ’ailleurs être créées de manière illimitée et peuvent être liées éventuellement à un client déterminé. Vous pouvez vous servir de prix TVA incluse ou excluse. Le programme permet également de rédiger des documents soumis au règlement spécial de la TVA calculée sur la marge réalisée (e.a. pour la vente de voitures d ’occasion, vente d ’antiquités/brocanterie).

Les paiements reçus référant à une facture peuvent être notés dans le document (jusqu ’à 4 types de paiement différents).

L’explorateur de facturation vous offre directement un aperçu de tous les documents traités dans le dossier.

Fig 7: L’explorateur de facturation permet de consulter sans délai les offres, les factures, les documents de stock et l ’historique de vente ...

Quant aux rapports, il est clair que l’impression des factures et des offres ne peut en aucun cas manquer. Mais le programme offre également un grand nombre d’autres rapports: listes de prix, listes de factures et historiques de vente,... Tous les rapports peuvent d’abord être consultés à l’écran. Dans la plupart des cas, le rapport peut également être présenté dans une devise alternative.

Fig 8: Vous pouvez d ’abord demander un aperçu avant impression à l ’écran ...

Si vous disposez également de VENICE Comptabilité, vous pouvez transférer les factures et les notes de crédit dans le journal de vente approprié. La valeur des articles est comptabilisée automatiquement sur les comptes de résultat et les paiements sur les comptes de bilan que vous avez définis. Il est clair que tous les fichiers de base (clients, fournisseurs, données de soc iété,etc...) sont complètement intégrés, de façon que vous ne devez pas entrer les données en double.