Venice Facturatie & stock is een zeer volledig voorraad- en facturatiepakket dat toelaat om op heel efficiënte en snelle wijze offertes, facturen en creditnota's op te maken en te corrigeren. Tijdens de opmaak van de documenten, die gebeurt op een overzichtelijke grafische manier, wordt de voorraadstand van de gebruikte artikels onmiddellijke geactualiseerd. U kan zelf beslissen om de voorraad per artikel bij te houden, of om meerdere artikels te groeperen onder één voorraadartikel.

Fig 1: Opmaken van offertes en facturen ...

Op alle documenten kan u zowel tastbare (goederen) als niet-tastbare artikels (diensten) verwerken. In de artikelfiche duidt u daartoe aan of u voor een artikel stock wenst bij te houden of niet. Die artikelfiche is overigens zeer uitgebreid. Ze laat u ondermeer toe om de omschrijving van een artikel in zes verschillende talen bij te

Fig 2: De artikelfiche is zeer uitgebreid ...

houden. U kan een afbeelding (foto of tekening) koppelen aan het artikel, aankoop- en verkoopgegevens bijhouden en ook bijkomende tekstvelden, een barcode, BTW-, voorraadgegevens en een extra informatieblok.

Zowel de artikelgroepen als de artikels worden in een hiërarchische boomstructuur voorgesteld. Een punt in het artikelnummer geeft daarbij telkens een volgend niveau aan. Elk niveau in de getoonde lijst kan afzonderlijk uit- en samengevouwd worden. Dit maakt het opzoeken van een nummer bijzonder makkelijk.

Fig 3: De artikels worden hiërarchisch voorgesteld ...

Naast de boomstructuur worden de artikels ook in lijstvorm afgebeeld. In die lijst zijn onmiddellijk aanpassingen mogelijk zonder de individuele fiches afzonderlijk op te roepen. Een manuele prijsaanpassing bijvoorbeeld kan daardoor heel gemakkelijk en overzichtelijk worden uitgevoerd. Via slepen en neerzetten (drag & drop) kan die lijst ook vlot gemanipuleerd worden in combinatie met bijvoorbeeld een spreadsheet-programma. Het gegevensverkeer kan daarbij in beide richtingen.

Naast offertes en facturen geeft u ook voorraaddocumenten in. Daarmee brengt u stockmutaties in, duidt u de beginstand aan of voert u de nodige correcties door na opname van de inventaris. Bij dit alles heeft u de mogelijkheid om te werken met een barcodelezer.

Fig 4: Voorraaddocumenten zorgen voor geldige mutaties bij stockopname of voor het invoeren van de beginvoorraad ...

Met VENICE Facturatie & Stock beschikt u over een werkinstrument dat een zeer geavanceerde berekening van de prijzen toelaat. Commerciële afspraken kunnen op niveau van prijs, korting of supplement worden gemaakt. U kan o.a. werken met kwantiteitskortingen, coëfficienten op basis van aankoopwaarde of verkoopprijs of zelf formules opbouwen om een prijs of korting te bekomen op basis van de inhoud van de artikel- en/of klantenfiche. U kan werkelijk "à la tête du client" werken en desnoods voor elk artikel en voor elke klant afzonderlijk een aparte afspraak noteren. In de praktijk zal u natuurlijk meestal zo ver niet gaan, en met categorieën van klanten en artikels werken. U kan zelfs ook een prijs opzoeken en overnemen uit de verkoopshistoriek.

Fig 5: Commerciële afspraken kunnen op het niveau van prijs, korting of supplement, desnoods per artikel en per klant afzonderlijk ...

Met VENICE Facturatie & Stock kan u de facturatie voeren voor een onbeperkt aantal dossiers en boekjaren. De capaciteit wordt enkel begrensd door de grootte van het opslagmedium. Op elk document kan u tot 10.000 lijnen informatie opnemen. Documenten in vreemde munt vormen geen probleem, en ook buitenlandse BTW-tarieven kunnen gehanteerd worden. Het programma ondersteunt trouwens vijf reeksen binnenlandse BTW-tarieven en tien reeksen buitenlandse. Bij het opmaken van een document kan u de lijntotalen onmiddellijk bekijken alsook het winstpercentage en -bedrag . En, bij het inschrijven van het document krijgt u ook nog eens een samenvatting op het scherm met de uitsplitsing naar de verschillende BTW-tarieven.

Fig 6: Details per lijn en synthese voor het document ...

Een factuur opmaken kan volledig manueel, maar u kan ook een offerte overnemen, of vertrekken van een factuurvoorstel. Deze factuurvoorstellen maakt u overigens onbeperkt zelf aan en koppelt u al dan niet aan een specifieke klant. U kan daarbij werken met prijzen inclusief of exclusief BTW. Ook de opmaak van documenten onderworpen aan de bijzondere regeling van BTW op marge (o.a. voor verkoop van antiek/brocanterie en tweedehandswagens) is voorzien.

De inkomende betalingen, horend bij een factuur, kunnen in het document genoteerd worden (tot 4 verschillende betaalmiddelen per factuur).

Met de facturatieverkenner krijgt u snel een overzicht van alle in het dossier verwerkte documenten.

Fig 7: Met de facturatieverkenner kan u snel offertes, facturen, voorraaddocumenten en historiek raadplegen ...

Wat rapportering betreft kunnen natuurlijk de afdruk van facturen en offertes niet ontbreken. Maar, ook tal van andere rapporten zijn ter beschikking. Prijslijsten, factuurlijsten en verkoopshistoriek om er maar enkele op te noemen.

Fig 8: De afdruk van een factuur kan eerst op het scherm bekeken worden...

Alle afdrukken kunnen eerst op het sherm bekeken worden. In de meeste gevallen kan ook een afdruk in alternatieve munt worden gemaakt. Indien u ook beschikt over VENICE Boekhouding, dan kan u op een snelle manier alle facturen en creditnota's doorsturen naar het gepaste verkoopboek. De waarde van alle artikels wordt automatisch op de door u aangeduide rekeningen geboekt, de betalingen op de door u aangeduide balansrekeningen. Natuurlijk zijn alle basisbestanden (klanten, leveranciers, firmagegevens enz...) volledig geïntegreerd, u hoeft nooit gegevens dubbel in te geven.