Option eDocuments

De plus en plus d'entreprises demandent à leurs fournisseurs de leur présenter des factures sous forme électronique. Suite à la technologie toujours évoluante et l'automatisation croissante, les entreprises essaient de traiter le flot de documents de manière électronique, étant donné que cela leur permet d'économiser un maximum de temps et d'argent.

L'option 'eDocuments' (documents électroniques) est la réponse à cette demande. Elle permet de convertir des documents, rédigés à l'aide de VENICE, en format électronique, à savoir le format EDIFACT et le format BMF100+.

Cadre légal.

En principe, chaque facture électronique que vous envoyez, doit être approuvée par le Ministère des Finances. Pour éviter les tracasseries administratives qu'entraîne la demande d'approbation, vous utilisez de préférence un 'intégrateur'. Un intégrateur est une entreprise qui fonctionne en tant qu'intermédiaire pour envoyer vos factures électroniques. Ces entreprises sont reconnues par le Ministère des Finances. Elles sont autorisées à envoyer vos factures d'une manière sûre et contrôlée. Si vous désirez faire appel aux services d'un intégrateur, il suffit d'informer le bureau de contrôle de TVA local que vous échangerez des factures électroniques avec les services de l'intégrateur.

Les factures électroniques, qui à l'exemple des factures imprimées sur papier doivent être archivées, sont valables en droit.

L'option eDocuments vous permet d'établir de manière simple et automatique les factures dans le format électronique désiré par votre intégrateur.

Les paramètres vous permettent d'indiquer à quel intégrateur vous désirez faire appel (il y en a 2 pour le moment).

Fig 1: Exemple du format BMF100+... Le choix de l'intégrateur ...

De plus, vous pouvez décider d'établir des documents EDIFACT standard qui peuvent être traités par n'importe quel intégrateur qui demande le format EDIFACT.

Clients.

Ensuite, vous pouvez mentionner dans chaque fiche de client comment vous désirez envoyer les factures au client.

Lors de la rédaction d'une facture de vente dans VENICE Facturation & stock, le programme 'sait' que pour les clients qui désirent recevoir une facture électronqiue, le document devra être exporté dans le format désiré. Il est évident que les factures qui doivent être traitées par voie électronique ne seront plus imprimées lors d'une impression globale.

Fig 3: Dans la fiche de client, vous indiquez si le client peut recevoir des factures électroniques ...

Au moment où vous choisissez dans le tableur des factures l'option 'Exporter', un fichier avec toutes les factures électroniques sera créé dans le répertoire antérieurement défini. Ce fichier doit ensuite être importé dans le logiciel de l'intégrateur. Ce dernier l'enverra à son tour (éventuellement pourvu de votre signature électronique) au destinataire. La méthode à employer dépend de l'intégrateur choisi. Vous trouvez toute l'information nécessaire dans l'aide du logiciel de l'intégrateur.

Fig 4: L'exportation se déroule de manière complètement automatique...