Optie eDocumenten

Steeds meer grote bedrijven vragen aan hun leveranciers om hun facturen enkel nog elektronisch aan te bieden. Door de snel evoluerende technologie en automatisatie is het voor die bedrijven natuurlijk kosten- en tijdsbesparend om hun documentenstroom zoveel mogelijk elektronisch te verwerken. Maar ook voor de leverancier, die geen facturen meer moet afdrukken en versturen, is er een voordeel aan die manier van werken.

De optie 'eDocumenten' (elektronische documenten) is het antwoord op die vraag. Ze biedt de mogelijkheid om documenten, gemaakt met VENICE, om te zetten naar een elektronisch formaat, meer bepaald het BMF100+- én het EDIFACT- formaat.

Wettelijk kader.

In principe moet elke elektronische factuur die u verstuurt, erkend worden door het Ministerie van Financiën. Om u al de administratieve rompslomp, die het verkrijgen van zo'n goedkeuring vergt, te besparen kunt u gebruik maken van een 'integrator'. Een integrator is een bedrijf dat u de mogelijkheid biedt om via hun diensten uw elektronische facturen te versturen. Deze bedrijven zijn door het Ministerie van Financiën erkend en hebben de goedkeuring gekregen om uw facturen op een veilige, gecontroleerde manier te versturen. Als u gebruik wilt maken van zo'n integrator, dan hoeft u enkel uw plaatselijk BTW-controlekantoor op de hoogte te brengen dat u met de diensten van de integrator elektronische facturen zal uitwisselen.

De elektronische facturen, die u vanzelfsprekend ook moet bewaren, zijn overigens volledig rechtsgeldig, net als hun 'gewone' papieren tegenhangers.

Met de optie eDocumenten kan u op een makkelijke en automatische manier uw facturen in het door uw integrator verwachte elektronisch formaat aanmaken.

Via de parameters kan u instellen welke integrator u verkiest (voorlopig zijn er dat twee).

Fig 1: Voorbeeld van het BMF100+-formaat ... Keuze van de integrator ...

Daarnaast kunt u er ook voor kiezen om standaard EDIFACT-documenten op te maken, geschikt voor om het even welke andere integrator die de EDIFACT-standaard ondersteunt.

Klanten.

Vervolgens kan u in elke klantenfiche aanduiden hoe uw klant zijn facturen wenst te ontvangen.

Bij het aanmaken van een verkoopfactuur in VENICE Facturatie & stock 'weet' het programma dat voor klanten die een elektronische factuur willen krijgen, het document straks zal moeten worden geëxporteerd in het gewenste formaat. Facturen die enkel elektronisch dienen verwerkt te worden zullen uiteraard niet meer afgedrukt worden bij een globale afdruk.

Fig 3: In de klantenfiche duidt u aan welke klanten elektronische facturen wensen te ontvangen ...

Zodra u in het werkblad van de facturen kiest voor 'Exporteren', wordt in een vooraf gedefinieerde folder een bestand aangelegd met alle elektronische facturen. Het is natuurlijk dit bestand, dat u naderhand dient te importeren in de software van uw integrator. Hij zal het op zijn beurt (al dan niet voorzien van uw elektronische handtekening) doorsturen naar de eindbestemmeling. De werkwijze die u daarbij moet volgen, is afhankelijk van de integrator die u heeft gekozen. U vindt de nodige documentatie dan ook bij de software die deze laatste u aanlevert.

Fig 4: Het exporteren verloopt volledig automatisch ...