Option Consolidation

L’option Consolidation vous offre les outils vous permettant de fusionner les balances de deux ou plusieurs dossiers dans un dossier de consolidation créé à l’avance. Dans ce dossier de consolidation, vous créez pour chacun des dossiers à consolider une fiche de consolidation où vous notez comment doit être effectuée la consolidation.

Il est clair que certains éléments doivent être identiques dans le dossier de consolidation et les dossiers à consolider, tels que la date de début et de fin de l’exercice, la devise dans laquelle la comptabilité est gérée et la version de Venice. Vous attribuez un code unique à chaque dossier à consolider. Ce code sera noté dans la remarque de chaque écriture dans le dossier de consolidation.

Lors de la consolidation, les soldes des clients, fournisseurs et comptes financiers (dépôts, banques, cheques postaux, caisses) sont centralisés sur un compte chacun. Dans la fiche de consolidation, vous mentionnez ces comptes.

Afin de distinguer les transactions entre les sociétés du même groupe des transactions avec des sociétes externes, vous cochez dans les fiches de clients et de fournisseurs de chaque dossier le drapeau inter-company si nécessaire. Ce champ vous permet donc d’identifier le client ou fournisseur comme une société appartenant au même groupe de sociétés. Des comptes de centralisation séparés sont pourvus pour les soldes des clients et fournisseurs inter-company.

Fig 1: Les clients ou fournisseurs inter-company sont totalisés séparément ...

Si vous disposez de l’option analytique, vous pouvez également centraliser les données analytiques. Vous cochez quelles données (centres, destinations, natures) vous désirez transférer et quel doit être le degré de détail. Si vous ne transférez pas d’information analytique, vous pouvez noter un texte fixe ou bien le code du dossier dans les codes analytiques.

Dès qu’une fiche de consolidation a été établie, vous pouvez transférer les soldes du dossier correspondant. Vous mentionnez la période que vous désirez consolider et VENICE se met à travailler...

D’abord sont effectués quelques contrôles. Les limites de l’exercice et la devise doivent correspondre à celles dans le dossier de consolidation. Il ne peut y avoir aucun conflit avec d’autres utilisateurs. VENICE contrôle également si toutes les périodes de TVA ont été clôturées dans la période à transférer. Si cela n’est pas le cas, un avertissement est généré. Toutefois, la consolidation peut avoir lieu.

Ensuite, le plan comptable du dossier de consolidation est complété, si nécessaire, avec les comptes du dossier à consolider.

pas dans le dossier de consolidation sont créés. Le plan analytique aussi est complété avec les comptes analytiques qui manquent dans le dossier de consolidation. Finalement, VENICE crée une opération diverse avec les écritures demandées.

Fig 2. Si vous disposez de l’option analytique, vous pouvez également consolider les balances analytiques ...
 

Pour chaque compte qui présente un solde dans la période sélectionnée, une écriture est passée. Les soldes des comptes clients et fournisseurs sont groupés sur un compte. Les soldes des clients et fournisseurs intercompany sont centralisés sur un compte séparé. De même, les soldes des comptes financiers sont groupés par type de compte (dépôt, banque, cheque postal et caisse) sur un compte. Pour tous les autres comptes, le solde est transféré tel quel.

Si de l’information analytique est demandée, celli-ci sera complétée pour toutes les écritures sur les comptes où des répartitions analytiques sont souhaitées. La consolidation aboutit à une opération diverse.

Fig3. La consolidation s’effectue via une opération diverse dans le dossier de consolidation ...
 

Dans la fiche de consolidation est notée jusqu’à quelle date la consolidation a été effectuée. Vous pouvez éventuellement apporter des rectifications dans le document divers. Si nécessaire, vous pouvez supprimer le document et effectuer de nouveau la consolidation pour la même période.

Ensuite vous sélectionnez la fiche de consolidation suivante et vous démarrez le processus de nouveau.

Le dossier de consolidation est un dossier normal. Cela signifie que vous pouvez utiliser tous les rapports (balances et listes) qui sont pourvues par défaut dans VENICE.