Optie Betalingen

Betalingen automatiseren kan met deze optie op een volledig geïntegreerde en volledig transparante manier. Vertrekkend van de informatie de reeds in uw boekhouding aanwezig is, komen er zowel binnen- als buitenlandse opdrachten op eenzelfde consistente manier mee tot stand.

Bijzondere aandacht is besteed aan de vlotte ingave van de betaalinformatie tijdens het boeken van de aankoopdocumenten. Daarbij wordt bijvoorbeeld de geldigheid van een gestructureerde mededeling en van de ingevoerde rekeningnummers gecontroleerd. Per document, en ook per leverancier trouwens, kan u aangeven of elektronisch betalen al dan niet is toegelaten.

Fig 1: Ingave van de betaalinformatie kan reeds tijdens het boeken van het aankoopdocument...

Indien gewenst kunnen periodieke betalingen (n-dagelijkse, of n-maandelijkse opdrachten) in het systeem ingebracht worden. Heel interessant voor b.v. huur, lonen, voorschot BTW, R.S.Z., forfaitaire onkostenvergoeding ... Daarbij kan met een vooraf vastgelegd bedrag worden gewerkt, maar ook met het 'huidige' saldo van een aan te duiden rekening.

Fig 2: Indien gewenst kunnen periodieke betalingen ingebracht worden...

Aan de hand van de aanwezige aankoopdocumenten, de verkoopcreditnota's en de ingebrachte periodieken wordt automatisch een werkbestand samengesteld waarin alle uit te voeren betalingen worden opgenomen.

Verschillende betalingen voor eenzelfde begunstigde worden automatisch geglobaliseerd om b.v. de bankkosten voor buitenlandse betalingen te beperken.

Fig 3: Het werkbestand wordt automatisch samengesteld...

Een niet te onderschatten troef, want bij de 'manuele' verwerking komt men daar in de praktijk meestal niet toe omdat het eraan verbonden opzoek- en telwerk veel te omvangrijk is. De betaaloptie lost dit zonder enige tussenkomst vlot voor u op!

In het aangemaakte werkbestand kan u selectief aanduiden met welke bankrekening de verschillende betalingen moeten uitgevoerd worden. Per bankrekening kan u overigens aanduiden of ze wel gebruikt mag worden voor automatisch gegeneerde opdrachten. Tijdens de verwerking heeft u voortdurend zicht op de som van de reeds voor uitvoering aangeduide lijnen. Terwijl ook de virtuele stand van de betrokken bankrekeningen en de invloed van de opdracht die in de maak is op het saldo van de banken wordt getoond.

Fig 4: Tijdens het aanduiden met welke bankrekening de betaling moet uitgevoerd worden krijgt u een gedetailleerd overzicht per rekening ...

Om de aangeduide betalingen uit te voeren volstaat het om een opdracht aan te maken. Die opdracht wordt dan automatisch via een divers document in de boekhouding ingeschreven. Daarbij worden alle betrokken documenten onmiddellijk afgepunt. Het totaal bedrag voor de opdracht wordt tegengeboekt op de rekening "Hangende betaalopdrachten". Tijdens het boeken van het financieel rekeninguittreksel hoeft u nog enkel die rekening af te punten.

Elektronisch betalen is natuurlijk pas 'af' als de bekomen opdrachten ook via elektronische weg doorgestuurd kunnen worden. Met de betalingsoptie kan u daartoe een uitwisselingsbestand aanmaken dat onmiddellijk kan afgeleverd worden aan uw bankinstelling via bijvoorbeeld Isabel. VENICE draagt trouwens het 'Isabel SoftwarePartner' logo.

De optie Betalingen sluit naadloos aan op VENICE Boekhouding. Ze kan per dossier afzonderlijk geactiveerd en ingesteld worden.