Optie Aankoopbeheer

Aankoopbeheer vormt een uitbreiding op de basisoptie 'Facturatie' en is bedoeld voor het beheer van uitgaande orders. De installatie van deze optie activeert 4 nieuwe documenten. De aankoopofferte of prijsvraag, de aankoopbestelling, de aankooplevering en tenslotte de aankoopfactuur.

Binnen deze 4 documenten zijn verschillende types mogelijk. Op een aankoopbestelling kiest u voor 'Bestelling' of 'Retouraanvraag', op een aankooplevering voor 'Levering' of 'Terugname' en op een aankoopofferte en een aankoopfactuur hebt u de keuze tussen 'Factuur' of 'Creditnota'. Voor terugnames bent u niet verplicht om de overeenkomstige types ('Retouraanvraag', 'Terugname' of 'Creditnota') te gebruiken. Het is immers op elk document mogelijk om negatieve hoeveelheden te noteren.

Fig 1: De optie activeert vier nieuwe documenten ...

Op elk document noteert u een leveringsadres (verwijzing naar een klant), een extra adres (verwijzing naar een leverancier), een lay-outtype, het totaal gewicht en het volume. Net als in de opties 'Facturatie' en 'Verkoopbeheer' zijn 3 betaalwijzes voorzien. Zo weet u b.v. precies voor welke bestelling u reeds een voorschot heeft betaald. Ook zijn velden voorzien voor referentie leverancier, transportwijze en 'status' van het document. Op de aankoopfactuur is het bovendien mogelijk om een OGM-nummer en een documenttotaal van de leverancier te noteren. Bij het doorboeken (optie 'Boekhouding') wordt dit totaal in de boekhouding opgenomen.

Voor de detaillijnen stelt u per type aankoopdocument de gewenste kolommen in. Het is mogelijk om na elke ingave het document af te drukken. Elk document kan op een ander overgenomen worden: b.v. aankoopofferte op aankoopbestelling, aankoopofferte en aankoopbestelling op aankooplevering, aankoopofferte, aankoopbestelling en aankooplevering op aankoopfactuur.

Na overname van een aankoopbestellijn op een aankooplevering of op een aankoopfactuur kan men de hoeveelheid nog aanpassen. Voor bulkartikelen waarvan er een 'ongeveer-hoeveelheid' besteld werd, is op de aankooplevering en aankoopfactuur een annulatiehoeveelheid voorzien om verschillen tussen de effectieve leveringen en de oorspronkelijk bestelde hoeveelheden op te vangen.

U kan ook meerdere leveranciers per artikel bijhouden. Elk artikel heeft één standaard leverancier en eventueel één of meerdere alternatieve leveranciers. Alle betrokken leveranciersinfo kan geconsulteerd en gewijzigd worden via een aparte module. Ook kunnen per leverancier individuele ‘commerciële afspraken’ genoteerd worden.

Centraal in het aankoopbeheer staat de module voor de automatische aanmaak van aankoopbestellingen. Bij de aanmaak van het werkbestand bepaalt het programma zelf welke hoeveelheid voor elk artikel moet besteld worden en wanneer de levering bij u verwacht wordt.

U stuurt dit gedrag via verschillende parameters. Voor elk artikel noteert u of het individueel (één aankoopbestellijn per openstaande verkoopbestellijn) moet besteld worden of globaal (één aankoopbestellijn per artikel) of eventueel niet. Bij de aanmaak van het werkbestand selecteert u de gewenste leverancier(s) en klant(en). U geeft ook op of u de goederen 'just in time' wenst of dat u liever alles op één op te geven datum wil ontvangen.

Fig 2: Bij de aanmaak van het werkbestand bepaalt het programma zelf welke hoeveelheid moet besteld worden ...

Het geproduceerde voorstel kan u natuurlijk nog manipuleren: u vult aan, u wijzigt en u schrapt. Of, u wijst eventueel de bestelling toe aan een andere leverancier. Tot slot laat u de eigenlijke aankoopbestellingen genereren. Voor elk artikel dat individueel moet besteld worden is er een verwijzing naar de verkoopbestellijn. Voor elke detaillijn van een document uit de opties 'Facturatie', 'Verkoopbeheer' en 'Aankoopbeheer' is het mogelijk om alle andere detaillijnen te consulteren die ermee in verband staan.

Natuurlijk zijn een hele reeks afdrukken mogelijk: documenten, lijsten van documenten, etiketten op basis van detaillijnen enz. En er zijn ook lijsten van openstaande aankooplijnen (bestelling of levering).

Deze optie werkt niet alleen samen met de opties 'Facturatie' en 'Verkoopbeheer', maar ook met de opties 'Speciale regelingen', 'Analytisch', 'Intrastat' en 'Import'. Inlezen van aankoopoffertes, aankoopbestellingen, aankoopleveringen en aankoopfacturen is mogelijk.

Fig 3: Consultatie van de afpuntingen en opzoeken van een leverancier behoort tot de standaard mogelijkheden ...